Whistleblowing

Las disposiciones sobre denuncia de irregularidades (whistleblowing) se introdujeron en el sistema jurídico italiano con la publicación del Decreto Legislativo 24/2023 en el Diario Oficial, que transpone las disposiciones de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo relativa a la protección de las personas que informan sobre infracciones del derecho de la Unión y de disposiciones legislativas nacionales. El decreto entró en vigor el 30 de marzo de 2023 y las disposiciones allí establecidas entran en vigor el 17 de diciembre de 2023.

Para garantizar la protección de los denunciantes, es decir, aquellas personas que – bajo diversas condiciones – informan sobre una infracción, la legislación prevé la obligación de establecer canales de comunicación para las empresas que hayan empleado, en promedio, al menos 50 empleados durante el año anterior o que hayan adoptado el modelo organizativo y de gestión previsto por el Decreto Legislativo italiano n. 231/2001. Es posible informar sobre conductas, actos u omisiones que perjudiquen el interés público o la integridad de una empresa del sector privado, que constituyan uno de los delitos base previstos por dicho Decreto Legislativo n. 231/2001 o que infrinjan cualquier normativa de la UE, según se especifica en el Anexo 1 del Decreto Legislativo italiano n. 24 de fecha 10/03/2023.

El mencionado Decreto Legislativo 24/2023 establece una serie de salvaguardias y medidas de protección para los denunciantes, en particular, el deber de confidencialidad, la prohibición de represalias, el apoyo a denunciantes y facilitadores, y las limitaciones de responsabilidad.

DEPECHE SRL Unipersonale ha adoptado el siguiente procedimiento de denuncia de irregularidades.

INFORMACIÓN GENERAL SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES RELATIVOS A CUALQUIER PERSONA QUE INFORME SOBRE CONDUCTAS IRREGULARES EN EL ÁMBITO DEL MECANISMO CONOCIDO COMO “DENUNCIA DE IRREGULARIDADES” (art. 13 del Regl. UE 679/2016)

1. ¿QUIÉN PROCESARÁ MIS DATOS?

Sus datos personales serán procesados por el Responsable del Tratamiento, es decir, DEPECHE S.R.L., con sede social en Via dell’Agricoltura 47/49 – 41012 Carpi (MO).
Puede enviar un correo electrónico al Responsable del Tratamiento a: [email protected]

2. ¿CON QUÉ FINES SE PROCESAN MIS DATOS Y POR QUÉ EL TRATAMIENTO ES LEGÍTIMO?

Sus datos se procesan para llevar a cabo las investigaciones necesarias para determinar la veracidad de la denuncia que ha presentado, así como, si fuera necesario, adoptar las medidas correctivas oportunas y las acciones disciplinarias y/o legales pertinentes contra los responsables de la conducta irregular.
El tratamiento de sus datos es legítimo sin necesidad de su consentimiento porque es necesario para el cumplimiento de una obligación legal impuesta al Responsable del Tratamiento (art. 6.1.c) del RGPD), y, en lo que respecta a categorías especiales de datos (art. 9.2.b del Reglamento y art. 54-bis del Decreto Legislativo italiano n. 165/2001) o a datos relativos a condenas y delitos penales, también puede considerarse necesario para el cumplimiento de una misión realizada en interés público prevista por la ley (art. 6.1.e, art. 9.2.g y art. 10 del RGPD).

3. ¿QUIÉN PUEDE ACCEDER A MIS DATOS?

Su identidad o cualquier información que permita inferirla no se revelará, sin su consentimiento expreso, a ninguna parte ajena a las personas encargadas de su tratamiento y autorizadas por ley. Además, la denuncia queda excluida de los derechos de acceso a documentos disponibles para los ciudadanos que otorgan las autoridades de la administración pública.
Por lo tanto:

Sus datos se comunican a la persona jurídica encargada de gestionar su denuncia, es decir, al Órgano de Control (Organismo de Vigilancia).
Asimismo, sus datos podrán comunicarse a las autoridades judiciales en los asuntos que correspondan a su ámbito de competencia.

En cuanto a cualquier procedimiento que pudiera iniciarse:

En el proceso penal, la identidad de la persona denunciante está amparada por el deber de confidencialidad en la forma y dentro de los límites establecidos por el artículo 329 del Código de Procedimiento Penal italiano. Esta disposición contempla el deber de confidencialidad respecto a las actividades realizadas durante la fase de instrucción “siempre que el imputado no tenga conocimiento de ello y, en todo caso, no más allá del cierre de las investigaciones preliminares” (notificación de las cuales se sirve de conformidad con lo dispuesto en el artículo 415-bis del Código de Procedimiento Penal italiano).
En los procedimientos ante la Corte de Cuentas, el deber de confidencialidad durante las investigaciones está exigido por ley hasta la finalización de la instrucción preliminar. Posteriormente, la identidad de la persona denunciante podrá revelarse por la autoridad de auditoría para su uso en dichos procedimientos (art. 67 del Decreto Legislativo italiano n. 174 de 26 de agosto de 2016).
En los procedimientos disciplinarios iniciados contra el presunto infractor de la conducta denunciada, la identidad de la parte denunciante solo podrá revelarse con el consentimiento de ésta. En caso de que la identidad de la persona denunciante sea indispensable para la defensa del presunto infractor en el procedimiento disciplinario, la organización no podrá seguir adelante con dicho procedimiento si la persona que presenta la denuncia no consiente expresamente la divulgación de su identidad.

Puede solicitar la lista de destinatarios o categorías de destinatarios a quienes se hayan comunicado o se comunicarán sus datos personales enviando un correo electrónico a: [email protected]

4. ¿SE TRANSFERIRÁN MIS DATOS FUERA DE LA UNIÓN EUROPEA?

Sus datos no se transferirán al extranjero.

5. ¿CUÁNTO TIEMPO SE CONSERVARÁN MIS DATOS?

El Responsable del Tratamiento conservará sus datos personales solo el tiempo necesario para alcanzar los fines para los cuales los está tratando. Más concretamente, los informes y la documentación relacionada se guardarán durante el tiempo necesario para procesarlos y, en todo caso, no más de cinco años desde la fecha de notificación del resultado final del procedimiento.

6. ¿SERÉ PERFILADO?

En ningún caso sus datos se utilizarán para obtener información sobre sus preferencias o conducta, ni será sometido a una toma de decisiones automatizada basada únicamente en el tratamiento de sus datos personales.

7. ¿QUÉ DERECHOS TENGO?

Usted tiene los siguientes derechos en relación con sus datos:

Derecho de acceso: tiene derecho a obtener del Responsable del Tratamiento confirmación sobre si se están tratando o no datos personales suyos y, en su caso, a acceder a esos datos personales —y a recibir una copia de los mismos— así como a recibir información relativa a su tratamiento.
Derecho de rectificación: tiene derecho a obtener del Responsable del Tratamiento la rectificación de datos personales inexactos que le conciernan sin dilación indebida y a que se completen datos personales incompletos, lo cual puede incluir la presentación de una declaración complementaria.
Derecho de supresión: tiene derecho a obtener del Responsable del Tratamiento la supresión de datos personales que le conciernan sin dilación indebida en cualquiera de los siguientes supuestos:
- sus datos personales ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recabados o tratados;
- se oponga al tratamiento y no exista motivo legítimo imperioso para seguir con el tratamiento;
- sus datos personales hayan sido tratados ilícitamente;
- sus datos personales deban suprimirse para cumplir con una obligación legal.
Derecho a la limitación del tratamiento: tiene derecho a obtener del Responsable del Tratamiento la limitación del tratamiento cuando concurra alguna de las siguientes circunstancias:
- impugne la exactitud de los datos personales, mientras se verifica la exactitud de esos datos;
- el tratamiento sea ilícito y se oponga a la supresión de sus datos, solicitando en su lugar la limitación de su uso;
- aunque el Responsable del Tratamiento ya no necesite los datos, usted los necesite para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales;
- se haya opuesto al tratamiento mientras se comprueba si los motivos legítimos del Responsable prevalecen sobre los suyos.
Derecho a oponerse al tratamiento: tiene derecho a oponerse al tratamiento de datos personales llevado a cabo para el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos, o en base a intereses legítimos del Responsable del Tratamiento o de un tercero, así como a oponerse al tratamiento de sus datos para fines de marketing directo, incluida la elaboración de perfiles vinculados a dicho marketing.
Derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en un tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, que produzca efectos legales que le afecten o le afecten de modo significativo de manera similar.

Puede ejercer estos derechos enviando una solicitud al correo electrónico del Responsable del Tratamiento: [email protected]. El Responsable del Tratamiento le responderá lo antes posible y, en todo caso, en un plazo no superior a 30 días desde la recepción de su solicitud.

8. ¿ESTOY OBLIGADO A PROPORCIONAR MIS DATOS?

Para clasificar la denuncia como whistleblowing, deben proporcionarse sus datos de identificación (nombre y apellidos), tal como dispone ANAC (Autoridad Nacional Anti-Corrupción) en su Resolución nº 6 de fecha 28 de abril de 2015; los informes anónimos “por expresa intención legislativa, no entran directamente en el ámbito de aplicación del art. 54-bis del decreto legislativo 165/2001”. En el caso de que la persona denunciante desee seguir adelante con un informe anónimo, este se gestionará de manera diferente y deberá enviarse por correo ordinario dirigido al Órgano de Vigilancia; dicho informe solo se tendrá en consideración si es lo suficientemente específico, es decir, redactado con un nivel de detalle tal que los hechos y situaciones estén claramente vinculados a contextos concretos.

9. ¿CÓMO PUEDO PRESENTAR UNA QUEJA?

Si desea presentar una queja sobre el tratamiento de sus datos o sobre la gestión de una denuncia que ya haya presentado, puede presentar una solicitud directamente a la Autoridad de Control, siguiendo los procedimientos indicados en el sitio web de la Autoridad Italiana de Protección de Datos: www.garanteprivacy.it.

PROCEDIMIENTO PS-01 INFORME DE WHISTLEBLOWING

Propósito
Alcance
Deberes y responsabilidades
Documentos, legislación aplicable
Términos y definiciones
Métodos de informe
6.1. Whistleblowing
6.2. Quién puede presentar un informe
6.3. Cuándo se puede presentar un informe
6.4. Qué se puede informar
6.5. Contenido del informe
6.6. Cómo presentar un informe
6.7. Gestión de los informes internos
Protección para la persona denunciadora
7.1 Protección de la confidencialidad
7.2 Informes anónimos
7.3 Protección contra represalias
7.4 Pérdida de protección
Formación e información

1. PROPÓSITO

El objetivo de la legislación de whistleblowing es brindar protección a las personas que informan sobre incumplimientos (de disposiciones legislativas nacionales o de la Unión Europea perjudiciales para el interés público, o que atenten contra la integridad de una autoridad de la administración pública o una entidad del sector privado, en este caso DEPECHE S.r.l.) que llegan a su conocimiento en un contexto laboral.
La protección prevista por la normativa italiana de whistleblowing (Decreto Legislativo n.º 24 de fecha 10 de marzo de 2023) no se aplica en el supuesto de informes relacionados con disputas, reclamaciones o solicitudes en las que la persona denunciante tenga un interés personal que se refiera exclusivamente a su relación individual de empleo o a su relación con superiores en su lugar de trabajo.
El propósito de este procedimiento es:
• Cumplir con las obligaciones legislativas establecidas por el Decreto Legislativo n.º 24 de fecha 10 de marzo de 2023, que es la ley consolidada sobre whistleblowing;
• Gestionar los informes presentados dentro de la empresa;
• Definir las personas, roles y responsabilidades involucradas en el sistema de informes (whistleblowing);
• Asegurar que todos los empleados, trabajadores autónomos, contratistas externos y consultores, voluntarios, becarios, accionistas, directores y organismos de auditoría y supervisión estén informados e involucrados en la adopción del sistema de informes (whistleblowing);
• Fomentar y difundir una cultura de transparencia corporativa sensibilizando sobre la cuestión de las conductas indebidas.

2. ALCANCE

La ley consolidada italiana sobre whistleblowing (Decreto Legislativo n.º 24 de fecha 10 de marzo de 2023) se aplica a todas las entidades del sector privado que:

Hayan empleado, en el último año, un promedio de al menos cincuenta empleados con contratos de trabajo indefinido o de duración determinada;
Estén sujetas a actos de la Unión aplicables a sectores definidos como sensibles, incluso si en el último año NO han alcanzado el promedio de al menos 50 empleados;
Estén sujetas al Decreto Legislativo n.º 231 de fecha 8 de junio de 2001 y adopten los modelos organizativos y de gestión previstos en él, AUNQUE en el último año no hayan alcanzado un promedio de 50 empleados.
La sociedad de responsabilidad limitada DEPECHE SRL adopta este procedimiento porque se encuentra dentro del alcance indicado en el punto 1.
Dentro de la empresa, este procedimiento se aplica internamente a todos:
• Empleados;
• Trabajadores autónomos;
• Contratistas externos y consultores;
• Voluntarios y becarios;
• Accionistas;
• Personas con funciones administrativas, de gestión, control, supervisión o representación (consejo de administración y consejo de vigilancia y a todos los procesos de la empresa).

3. DEBERES Y RESPONSABILIDADES

La dirección de la empresa elabora este procedimiento y verifica su correcta implementación.
La entidad externa que recibe los informes conforme al Decreto Legislativo n.º 24 de fecha 10 de marzo de 2023 audita este procedimiento de informes.
El abogado Giuseppe Meconi es la entidad externa designada por resolución del consejo de administración para recibir los informes.
Todos los empleados, trabajadores autónomos, contratistas externos y consultores, becarios, internos y personas con funciones de administración, gestión, control, supervisión o representación en la empresa tienen el deber de informar de cualquier conducta indebida.

4. DOCUMENTOS, LEGISLACIÓN APLICABLE

Este procedimiento se rige por la siguiente legislación:
• Decreto Legislativo n.º 24 de fecha 10 de marzo de 2023;
• Directiva Europea n.º 2019/1937;
• Ley italiana n.º 179 de fecha 30 de noviembre de 2017;
• Decreto Legislativo n.º 231 de fecha 8 de junio de 2001.

5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Whistleblower: persona que informa, hace una divulgación pública o presenta una denuncia ante el poder judicial o la autoridad de auditoría sobre incumplimientos de disposiciones legislativas nacionales o de la Unión Europea que perjudiquen el interés público o la integridad de una autoridad de la administración pública o de una entidad del sector privado, que llegan a su conocimiento en un contexto laboral, tanto en el ámbito público como en el privado.
Información sobre incumplimientos: datos, incluidos los indicios fundados, relativos a incumplimientos cometidos o que, en función de ciertas condiciones de hecho, podrían cometerse dentro de la organización con la que la persona denunciante o la persona que presenta una denuncia ante el poder judicial o la autoridad de auditoría tiene una relación jurídica (contrato de trabajo o función de gestión o supervisión), así como detalles de conductas destinadas a encubrir dichos incumplimientos;
Informe: preocupación planteada por escrito u oralmente que proporciona información sobre incumplimientos;
Informe interno: la provisión escrita u oral de información sobre incumplimientos presentada a través del canal interno de informes.

Informe externo: la provisión escrita u oral de información sobre incumplimientos presentada a través del canal de denuncia externo; (ANAC)
Entidad externa designada para recibir las denuncias internas: el profesional externo encargado de recibir las denuncias del canal interno establecido en cumplimiento de lo dispuesto por el Decreto Legislativo italiano n.° 24/2023;
Divulgación pública: la publicación de información sobre incumplimientos ya sea a través de la prensa, en línea o, en cualquier caso, mediante medios de difusión con potencial para llegar a un público amplio;
Persona denunciante: persona física que informa o divulga públicamente información sobre incumplimientos, adquirida en un contexto laboral.
Facilitador: individuo que asiste a la persona denunciante durante el proceso de presentación de la denuncia, que trabaja dentro del mismo contexto laboral y cuya asistencia debe mantenerse confidencial;
Contexto laboral: actividades laborales o profesionales realizadas en el pasado o en el presente como parte de relaciones jurídicas con la empresa a través de las cuales (independientemente de la naturaleza de dichas actividades) una persona adquiere información sobre incumplimientos y dentro de cuyo contexto podría sufrir represalias en caso de denuncias, divulgación pública o reclamaciones ante la autoridad judicial o de auditoría;
Persona afectada: persona física o jurídica a quien se hace referencia en la denuncia (realizada ya sea internamente o externamente o en la divulgación pública) como la persona a quien se atribuye el incumplimiento o que de otro modo está implicada en el incumplimiento (ya sea denunciado o divulgado públicamente);
Represalia: cualquier conducta, acto u omisión (incluso si solo se intenta o se amenaza) puesta en práctica como resultado de la denuncia, la reclamación ante la autoridad judicial o de auditoría, o la divulgación pública, que constituye — o puede constituir — directa o indirectamente, un agravio contra la persona denunciante o la persona que presentó la reclamación o divulgación pública;
Seguimiento: acción emprendida por el personal encargado de gestionar el canal de denuncias para evaluar los hechos informados, los hallazgos de las investigaciones y cualquier medida adoptada;
Denuncias anónimas: denuncias sin información que permita identificar a la persona denunciante.
Retroalimentación: información proporcionada a la persona denunciante sobre el seguimiento que se ha dado o se dará a la denuncia;
Entidades del sector público: las autoridades de la administración pública indicadas en el art. 1.2 del Decreto Legislativo italiano n.° 165 de fecha 30 de marzo de 2001; autoridades administrativas independientes de protección, supervisión o regulación; empresas de servicios públicos; empresas controladas por el Estado conforme al art. 2359 del Código Civil italiano, incluidas las cotizadas; empresas “in house”, incluidas las cotizadas; las entidades de derecho público previstas en el art. 3.1.d) del Decreto Legislativo italiano n.° 50 de fecha 18 de abril de 2016; y proveedores de servicios del sector privado en asociaciones público-privadas.
Entidades del sector privado: entidades, distintas de las que entran en la definición de entidades del sector público.

6. MÉTODOS DE DENUNCIA

6.1. WHISTLEBLOWING

La sociedad de responsabilidad limitada DEPECHE SRL ha decidido establecer un sistema interno de denuncias de conformidad con lo dispuesto en el Decreto Legislativo italiano n.° 24/2023.
El Decreto Legislativo italiano n.° 24/2023 reúne, en un único acto legislativo, todo el conjunto de disposiciones que regulan los canales de denuncia y las medidas de protección conferidas a las personas denunciantes tanto en el sector público como en el privado. La legislación resultante, orgánica y estandarizada, prevé una mayor protección del “whistleblower” (denunciante), de modo que este esté más incentivado a informar sobre infracciones de acuerdo con los límites y métodos establecidos en el decreto.

6.2. QUIÉN PUEDE PRESENTAR UNA DENUNCIA

Para DEPECHE SRL, las siguientes personas están calificadas para presentar denuncias:

Empleados de DEPECHE SRL;
Trabajadores autónomos que presten servicios para DEPECHE SRL;
Contratistas independientes, profesionales autónomos y consultores externos que presten sus servicios a DEPECHE SRL;
Voluntarios y becarios remunerados o no remunerados;
Accionistas y personas que desempeñen funciones de administración, gestión, control, supervisión o representación (consejo de administración, directivos, consejo de auditores), incluso si esos roles se desempeñan en DEPECHE SRL de facto.

6.3. CUÁNDO SE PUEDE PRESENTAR UNA DENUNCIA

Las denuncias pueden presentarse:
a) durante una relación jurídica existente;
b) durante un periodo de prueba;
c) antes de iniciar una relación jurídica, si la información sobre los incumplimientos se obtuvo durante un proceso de selección u otras actividades precontractuales;
d) después de la finalización de una relación jurídica, si la información sobre los incumplimientos se obtuvo antes de la finalización de dicha relación (por ejemplo, en caso de jubilación).

6.4. QUÉ SE PUEDE DENUNCIAR

Las denuncias pueden revelar conductas, actos u omisiones que sean perjudiciales para el interés público o la integridad de una autoridad de la administración pública o de una entidad del sector privado consistentes en:

Infracción de disposiciones legislativas nacionales
- conducta grave en virtud del Decreto Legislativo italiano n.° 231 de fecha 8 de junio de 2001 (delitos base tales como, por ejemplo: infracciones relativas a la salud y seguridad de los trabajadores o al medio ambiente, delitos corporativos, percepción indebida de fondos, fraude contra el Estado, una autoridad pública o la Unión Europea con la intención de obtener fondos públicos, fraude informático contra el Estado o una autoridad pública y fraude en contextos de contratación pública), o infracciones de los modelos organizativos y de gestión previstos en el mismo;
Infracciones de disposiciones legislativas europeas
- delitos que entran dentro del ámbito de aplicación de actos de la Unión relativos a los siguientes sectores: contratación pública; servicios financieros, productos y mercados y prevención del blanqueo de capitales y financiamiento del terrorismo; seguridad y conformidad de productos; seguridad en el transporte; protección del medio ambiente; protección radiológica y seguridad nuclear; seguridad alimentaria y de piensos, salud y bienestar animal; salud pública; protección del consumidor; protección de la privacidad y de los datos personales y seguridad de las redes y sistemas de información;
- actos u omisiones que perjudiquen los intereses financieros de la Unión;
- actos u omisiones relacionados con el mercado interno (por ejemplo: infracciones en materia de competencia y ayudas estatales).
- actos o conductas que frustran el objeto o propósito de las disposiciones de los actos de la Unión.

Las denuncias pueden revelar:

información relativa a conductas destinadas a encubrir las infracciones mencionadas;
actividades ilícitas que aún no hayan tenido lugar pero que, en función de ciertas condiciones de hecho, la persona denunciante crea razonablemente que podrían ocurrir;
sospechas fundadas;
Las infracciones denunciadas deben ser aquellas especificadas como infracciones calificadas y deben afectar el interés de la entidad.
Las disposiciones presentes no se aplican a disputas, reclamaciones o solicitudes en las que la persona denunciante tenga un interés personal que se refiera exclusivamente a su relación individual de empleo.

6.5. CONTENIDO DE LA DENUNCIA

La persona denunciante debe proporcionar toda la información que pueda ser útil para permitir las investigaciones y comprobaciones necesarias y apropiadas para determinar si el asunto denunciado tiene fundamento.
A tal fin, la denuncia debe contener la siguiente información:

Los datos personales de la persona denunciante y la especificación del cargo desempeñado y las funciones ejercidas (a menos que la denuncia sea anónima).
Una descripción clara y completa del asunto denunciado.
Si se conoce, la fecha, la hora y el lugar de los hechos denunciados.
Los datos personales u otra información (funciones, puesto) que permitan identificar al presunto autor de la conducta denunciada (si se conoce).
Los datos de cualquier otra persona que pueda aportar información sobre el asunto denunciado.
La especificación de cualquier documento que pueda respaldar o confirmar la denuncia.
Cualquier otra información que pueda confirmar la veracidad de lo denunciado.
Las denuncias anónimas, es decir, aquellas presentadas sin aportar información que permita identificar a la persona denunciante, solo se considerarán si son suficientemente específicas, es decir, redactadas con tal nivel de detalle que los hechos y las situaciones estén claramente vinculados a contextos concretos (por ejemplo: nombres y puestos precisos, funciones o tareas concretas, procedimientos o eventos específicos, etc.).

6.6. CÓMO PRESENTAR UNA DENUNCIA

Se pueden utilizar los siguientes métodos de denuncia:

canal de denuncia interno;
canal externo (gestionado por ANAC);
divulgación pública.

La elección del canal de denuncia ya no queda a la discreción de la persona denunciante, ya que el canal interno debe ser siempre la primera vía de acción; solo si se cumple alguna de las condiciones indicadas en el apartado b) de esta sección se podrá presentar una denuncia externa.

a) Canal interno
Tras remitir esta notificación informativa a los sindicatos locales indicados en el artículo 51 del Decreto Legislativo italiano n. 81/2015, DEPECHE SRL ha establecido su propio canal de denuncia, que funciona de la siguiente manera:

DENUNCIAS POR ESCRITO

Las denuncias por escrito, que también pueden ser anónimas, deben enviarse en un sobre cerrado a la siguiente dirección: al despacho del abogado Giuseppe Meconi, con atención a dicho abogado, en Strada Scaglia Est 31/A – 41126 Módena, indicando que el contenido del sobre es personal y confidencial. En este caso, para garantizar la confidencialidad de la denuncia, debe ir contenida en dos sobres sellados: el primero con los datos de identificación de la persona denunciante y una fotocopia de su documento de identidad; el segundo con la denuncia, de modo que se separe la identidad de la persona denunciante del contenido de la denuncia. Ambos sobres deben introducirse en un tercer sobre, que debe ir sellado, marcado como “confidencial” en el exterior (por ejemplo, utilizando las palabras “privado” o “confidencial”) y dirigido, también en el exterior, a la persona designada para gestionar la denuncia.
La denuncia se archivará de forma confidencial y podrá registrarse en un libro aparte por la persona encargada de su gestión (SB).

DENUNCIAS ORALES

Línea telefónica y de mensajes de voz dedicada disponible en el siguiente número de móvil +39 349 4639584, dado de alta a nombre de la entidad receptora. La llamada o el mensaje de voz deben incluir el nombre de la empresa y la descripción del asunto denunciado, según lo especificado en la sección 5.5 de este procedimiento.
Comunicación oral con la entidad receptora externa, mediante una reunión directa concertada, en un plazo razonable, con el mencionado abogado Giuseppe Meconi, cuyo despacho se encuentra en Strada Scaglia Est 31/A – 41126 Módena.

Los métodos de denuncia garantizan la confidencialidad de la identidad de la persona denunciante, de la persona afectada y de cualquier persona mencionada en la denuncia, así como del contenido de la denuncia y de la documentación relacionada.
La gestión del canal de denuncia interno está encomendada a una entidad receptora externa a la empresa, independiente y específicamente designada para gestionar las denuncias.
Las denuncias pueden hacerse por escrito, enviarse por correo certificado o presentarse oralmente. Las denuncias orales internas se llevarán a cabo, a petición de la persona denunciante, mediante una reunión directa con la entidad receptora externa en un plazo razonable.
La confidencialidad de la denuncia también está garantizada por la cláusula de confidencialidad expresamente aceptada y por los deberes profesionales de confidencialidad impuestos al abogado asignado como entidad receptora.

Las denuncias internas y la documentación relacionada las conserva la entidad receptora externa durante el tiempo necesario para tramitar la denuncia y, en todo caso, no más de cinco años desde la fecha de notificación del resultado final del procedimiento de denuncia, en cumplimiento de las obligaciones de confidencialidad previstas en la normativa europea y nacional de protección de datos personales.
La persona denunciante debe indicar si desea mantener su identidad confidencial y, por tanto, beneficiarse de la protección prevista en caso de represalias.
Si la denuncia la recibe cualquier otra parte distinta de la entidad designada para recibirlas, es decir, la entidad receptora externa conforme al art. 6 del Decreto Legislativo italiano n. 231, dicha denuncia debe transmitirse de inmediato a la entidad receptora externa para las actividades que correspondan.

ENTIDAD EXTERNA DESIGNADA PARA RECIBIR DENUNCIAS POR EL CANAL INTERNO
Por resolución del consejo de administración, la empresa decidió designar como entidad receptora externa para las denuncias internas al abogado Giuseppe Meconi, nacido en Recanati (MC), el 9 de agosto de 1973, con NIF MCNGPP73M09H211G, quien cumple las disposiciones del Decreto Legislativo italiano n. 231/2001.

Decreto Legislativo n. 24 del 10/03/2023 relativo a la independencia y calificación profesional para desempeñar el cargo.
b) Canal externo (gestionado por ANAC)
ANAC es la autoridad competente para la recepción de denuncias externas, incluidas las del sector privado. Para presentar una denuncia directamente a ANAC, debe cumplirse al menos una de las siguientes condiciones:
• en el ámbito laboral, no existe un canal de denuncias interno o, si existe, no se ha puesto en práctica o no cumple con la normativa aplicable;
• la persona denunciante ya ha realizado una denuncia interna y no ha tenido seguimiento;
• la persona denunciante tiene motivos razonables para creer que, si presentara una denuncia interna, esta no sería seguida de manera efectiva o la denuncia podría desencadenar represalias;
• la persona denunciante tiene motivos razonables para creer que la infracción puede constituir un riesgo inminente u obvio para el interés público.
www.anac.it
c) Divulgación pública
La divulgación pública significa la publicación de información sobre infracciones ya sea a través de la prensa o en línea o, en todo caso, mediante medios de difusión con potencial de alcanzar a una amplia audiencia.
Quien realice una divulgación pública recibe la protección prevista en este procedimiento y en la normativa aplicable (Decreto Legislativo italiano 24/2023), siempre que, en el momento de la divulgación pública, se cumpla alguna de las siguientes condiciones:
• la persona denunciante ya ha realizado una denuncia interna y externa, o ha presentado directamente una denuncia externa y no ha obtenido respuesta, dentro de los plazos previstos, sobre las medidas previstas o adoptadas para dar seguimiento a las denuncias;
• la persona denunciante tiene motivos razonables para creer que la infracción puede constituir un riesgo inminente u obvio para el interés público;
• la persona denunciante tiene motivos razonables para creer que la denuncia externa podría provocar represalias o podría no ser seguida de manera efectiva debido a las circunstancias específicas del caso, como el riesgo de que se oculten o destruyan pruebas o si existe fundado temor de que quien reciba la denuncia esté coludido con el autor de la infracción o implicado en la misma.

6.7. GESTIÓN DE INFORMES INTERNOS

Como parte de la gestión del canal de denuncias interno, la entidad receptora externa (de conformidad con el art. 6 del Decreto Legislativo italiano n. 231/2001) designada para gestionar el canal de denuncias interno realiza las siguientes actividades:
• notifica la recepción de la denuncia a la persona denunciante dentro de los siete días siguientes a la fecha de recepción de la denuncia;
• mantiene el diálogo con la persona denunciante y puede, si es necesario, solicitarle información adicional;
• da seguimiento a las denuncias recibidas con la debida diligencia;
• proporciona retroalimentación sobre la denuncia dentro de los tres meses siguientes a la fecha de acuse de recibo o, en caso de que no se haya proporcionado dicho acuse, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento del plazo de siete días a partir de la presentación de la denuncia;
• este procedimiento se publica y se hace claramente visible en el lugar de trabajo y es accesible a las personas que, aunque no frecuenten el lugar de trabajo, tengan una relación jurídica con la empresa. Este procedimiento se envía por correo electrónico a todas las personas externas a la empresa que estén autorizadas a presentar denuncias.

7. PROTECCIÓN PARA EL DENUNCIANTE

La normativa dedicada al whistleblowing protege la buena fe de la persona denunciante en el momento en que realiza la denuncia. Dicha normativa establece que la persona denunciante solo se beneficiará de las medidas de protección previstas por la ley si, en el momento de denunciar, tenía motivos razonables para creer que la información sobre las infracciones contenida en la denuncia, divulgación pública o denuncia formal era veraz.

7.1 PROTECCIÓN DE LA CONFIDENCIALIDAD

Las denuncias no pueden utilizarse de ninguna manera que no sea para dar seguimiento a las preocupaciones planteadas en ellas.
La identidad de la persona denunciante no puede revelarse a personas distintas de aquellas encargadas de recibir o dar seguimiento a las denuncias.
La prohibición de revelar la identidad de la persona denunciante se aplica no solo a su nombre, sino también a toda la información en la denuncia que pudiera utilizarse, incluso indirectamente, para identificarla.
La protección de la identidad de la persona denunciante también se garantiza en caso de procedimientos judiciales por delitos penales o contables y en procedimientos disciplinarios.
La(s) identidad(es) de la(s) persona(s) afectada(s) y/o mencionada(s) en la denuncia se protege hasta la finalización de los procedimientos iniciados como resultado de la denuncia, manteniendo las mismas garantías previstas para las personas denunciantes.
Lo anterior no afecta la aplicación de disposiciones nacionales o de la Unión Europea relativas a: el secreto profesional de los abogados, el secreto médico y la confidencialidad de las resoluciones de las autoridades competentes.
En los procedimientos de denuncias internas, la parte denunciada también puede ser escuchada, a su solicitud o si otras partes lo solicitan, mediante procedimientos basados en papel que impliquen la obtención de comentarios y documentos por escrito.

7.2 DENUNCIAS ANÓNIMAS

Este sistema de denuncias prevé la posibilidad de que la persona denunciante presente denuncias de forma anónima; sin embargo, también se contempla que la persona denunciante pueda permitir que su identidad sea revelada a la entidad receptora externa en una fase posterior de las investigaciones.
En caso de denuncia anónima, la persona denunciante no podrá ser contactada por la entidad receptora externa responsable de recibir la denuncia, salvo que la propia persona denunciante haya proporcionado datos de contacto con este propósito.

7.3 PROTECCIÓN CONTRA LA REPRESALIA

Cualquier forma de represalia, incluso si solo es intentada o amenazada, está prohibida. El asunto revelado en la denuncia, queja o divulgación pública es irrelevante a los efectos de la protección de la que se beneficia la persona denunciante.
Represalia significa: "cualquier conducta, acto u omisión (incluso si solo es intentado o amenazado) puesto en práctica como resultado de la denuncia, la queja ante la autoridad judicial o de auditoría, o la divulgación pública, que constituye – o puede constituir – directa o indirectamente un agravio contra la persona denunciadora o contra quien presentó la denuncia o divulgación pública”.
La represalia puede adoptar las siguientes formas:

despido, suspensión o medidas equivalentes;
degradación o no ascenso;
cambio de funciones, traslado de puesto de trabajo, reducción de salario, cambio de horario laboral;
suspensión de la formación o restricción de acceso a la formación;
comentarios negativos o referencias desfavorables;
imposición de medidas disciplinarias u otras sanciones, incluidas sanciones pecuniarias;
coacción, intimidación, acoso u ostracismo;
discriminación o trato desfavorable de otro tipo;
no conversión de un contrato de trabajo temporal en indefinido cuando el trabajador tenía una expectativa legítima de conversión;
no renovación o extinción anticipada de un contrato de trabajo temporal;
perjuicio, incluso perjuicio a la reputación, en particular en redes sociales, o daño económico, incluida la pérdida de ingresos y pérdida de potencial de ingresos;
inclusión indebida en listas, basadas en acuerdos formales o informales sectoriales o industriales, que puedan impedir que la persona encuentre empleo en el sector o industria en el futuro;
rescisión anticipada o cancelación de un contrato de suministro de bienes o servicios;
cancelación de una licencia o permiso;
ser obligado a someterse a pruebas psiquiátricas o médicas.

Las entidades y las personas pueden notificar a ANAC cualquier represalia que consideren haber sufrido.
Las medidas de protección también se aplican a:

el facilitador (persona que asiste a la persona denunciadora durante el proceso de denuncia, que trabaja en el mismo contexto laboral y cuya asistencia debe mantenerse confidencial);
las personas que pertenecen al mismo contexto laboral que la persona denunciadora, a quien presentó una queja o divulgación pública, y a todas las personas vinculadas a estas personas por un vínculo emocional de larga duración o una relación de parentesco hasta el cuarto grado;
los compañeros de trabajo de la persona denunciadora, o de quien presentó una queja o divulgación pública, o de las personas que pertenecen al mismo contexto laboral y tienen una relación habitual con dicha persona;
las entidades propiedad de la persona denunciadora o para las que dichas personas trabajan, así como las entidades que operan en el mismo contexto laboral que las personas mencionadas.

Nadie que divulgue o difunda información sobre infracciones será responsable si la información:

está cubierta por deberes de confidencialidad;
está cubierta por protección de derechos de autor;
está cubierta por protección de datos personales;
o si divulga o difunde información sobre infracciones que perjudiquen la reputación de la persona afectada o denunciada.

No existe responsabilidad penal cuando “en el momento de la divulgación o difusión, existían motivos razonables para creer que la divulgación o difusión de la información en cuestión era necesaria para revelar la infracción y la denuncia, divulgación pública o queja ante la autoridad judicial o de auditoría se realizó de la manera requerida”.
En el caso mencionado, tampoco existe responsabilidad civil o administrativa adicional.
A menos que los hechos constituyan un delito, no existe responsabilidad (incluida la responsabilidad civil o administrativa) por la obtención de información sobre infracciones ni por el acceso a dicha información.
El apoyo prestado
ANAC ha elaborado una lista de entidades del sector terciario que brindan apoyo a las personas denunciadoras. La lista se publica en el sitio web de ANAC. Este apoyo incluye información, asistencia y asesoramiento gratuitos sobre los métodos de denuncia y sobre la protección contra represalias ofrecida por las disposiciones legislativas nacionales y de la Unión Europea, sobre los derechos de las personas afectadas, así como sobre los métodos y condiciones para acceder a la asistencia jurídica gratuita proporcionada por el Estado.

7.4 PÉRDIDA DE PROTECCIÓN

Si la persona denunciadora es declarada responsable en virtud del derecho penal por difamación, calumnia o injuria, o en caso de que dichos delitos se cometan en la denuncia ante la autoridad judicial o de auditoría, o si la persona denunciadora es declarada responsable en virtud del derecho civil por los mismos delitos debido a dolo o negligencia grave, no se garantiza la protección y se le impone una sanción disciplinaria a la persona denunciadora.

8. FORMACIÓN E INFORMACIÓN

Este procedimiento se publica en los tablones de anuncios de la empresa destinados a las comunicaciones con los empleados, quienes también serán notificados de este procedimiento mediante un mensaje específico incluido con su nómina.
También se organizarán sesiones de formación cada dos años para los trabajadores externos, con el fin de informarles sobre los delitos y conductas que pueden ser denunciados.
Se enviará un correo electrónico específico para informar a todos los contratistas independientes, profesionales autónomos y consultores externos que prestan sus servicios a DEPECHE SRL.